パワーポイント

パワーポイント資料の作り方

皆さんは企画書等、どのツールを使っていますか？

おそらくパワポを使って、社内資料や社外資料を作成している方が多いのではないでしょうか。

私も毎日といっていいほど、人事に関する企画の資料や経営会議の資料をいやというほど作っています。正式には作らされています。。。笑

わかりやすいパワポ資料はどのように作成したらよいか。

様々な意見もあると思いますが、

それは、

「ワード」から作る。です。

一見、二度手間に聞こえますが、資料作りで何より大事なのは

ストーリーです。

細部まで一生懸命パワポの中身に画像やグラフを多用する人もいますが、

〇ップルやグー〇ル、マイク〇ソフトの経営層はほとんど文字を使っていません。

つまり、何を話すか事前に頭になかに入っているということ。

話すストーリーを決めるところに資料を作る人は最も注力するべきです。

きれいな資料を作っていても正直、

「何言ってるかわからない」

という人はたくさんいます。

資料に沿って物語を話すようにパワポを見ずとも説明できる人。

本当にわかりやすい説明をする人は総じて資料をみていないです。

作る前にテーマの物語を作る。

これができていれば後はストーリーに沿って必要な情報を集めるだけです。

情報や資料を集めたる作業は、正直頭を使いません。

本当に頭がいい人はワードに話すことをすべてタイプしてから資料を作っています。

パワポは上司の好み？

わかりやす資料を作ることに徹底している会社とそうでない会社があると思います。

私が今勤めている企業は総じて、パワポを作る人が下手な人があまりにも多い。

一方、資料にこだわりを持っている人も多い

そんな時、私はこう思うようにしています。

「自分が最も言いたいストーリーは自分で決める。」

「細部は知らん！上司のいうとおりに。」

「この企画を完成させたのは自分だ！」

正直、型ができてしまえば細部のこだわりは、その時の上司の好き嫌いの世界です。

それをいちいち予想していてはそれこそ作り損、二度手間になることが多い。

何度も何度も同じ上司に資料を確認してもらうと、上司の資料の好みもわかります。

過去、とんでもなく資料の作部までこだわる上司にぶち当たったことがあります。

確かに世界で２０万人いる従業員のトップに報告する資料などのときは

尋常でないくらい神経をすり減らして資料を作ったものです。

その時の上司は、その資料と報告内容の責任を負うと考えると、口うるさくなるのもわからないでもないです。

そのときは１ページにグラフは一つまで。すべて１２pt以上を使う。

引用元を正式名称で表記する。「てにをは」はダブルチェックする。

資料内の数字はすべて電卓で計算する。エクセル貼り付けは信用しない。

1 in 1で役員用に印刷し、予備を必ず2部手元に置いておく。

などなど、こだわりを書き出すと新入社員では一度に覚えられないくらい多かった。。

そのポイントだけ外さなければ大きく好みから外れることはないでしょう。

こだわりは上司のいう通りにしなければ仕事が進まないことが多々あります。

ストーリーはしっかり考えて、８割というところまで完成したらいったん上司に

報告し、感触を確認することが大事だと思います。

資料作りは経験がものをいうのも事実です。

企画したものは積極的に形にし、日の目を浴びせましょう。