メールチェック

皆さんメールチェックはいつしていますか？

常にチェックする人もいますが、

私は時メールを見る時間を決めています。

なぜなら、常にメールを見ることは

効率的な作業の妨げになるからです。

いつでもメールの画面を開いている人がいますが、

正直、何をしているんだろう、暇なのかな、と。

朝、昼、帰宅間際、この三回で十分です。

むしろ、朝、昼の二回でもいいくらいです。

メールは着た瞬間、瞬時にリアクションすることは

信頼感を得るためにはとても重要。

会社の中にはじっとメールを見てフリーズしている人も

います。何やってんだろ。。。

メールソフトを見やすいレイアウトにすることや、

定型文は予測変換、テンプレをはじめから作っておくなど、

メールを可能な限り使いやすくするための事前準備は絶対に必要です。

また、見た瞬時に回答することは常に心がけています。

過去に、メールを送った直後、返信が早いことで有名な上司がいました。

その人は仕事が速いことで有名でした。

私も基本、その人のメールレイアウトをまねしています。

おすすめはメールフォルダ、送信元一覧、メール文章を

すべて縦にレイアウトすること。

いろいろ試しましたが、これが最も見やすく、使いやすい

そして、全体を俯瞰してすぐに回答できると感じています。

返信が遅いと、仕事も遅いと受け取られかねないので

そんなことで相手にそう思われるのはとてもとても損です。

新入社員だと、返信に悩むこともあると思いますが、

なるべく早く、「こういったら失礼にあたる」

「わかりやすく論理的に伝える」

「はじめは丁寧すぎるくらいの文面のほうが無難など」

最低限抑えるべきポイントを少しでも早くつかむことが

重要と思います。数をこなし訓練すれば 必ずだれでもできるようになります。

メールは

連絡手段としてはなくてはならないものですが、

即座に返答が欲しい時は直接出向く。

メールの相手も、急ぎの回答が欲しければ相手から電話なり、直接来るなり

何かしらアクションがあると思っています。

本当に信頼を得るためには直接の会話が最も大事。当たり前のことですが、

有効なコミュニケーションはこれに勝るものはありません。

本日の腹筋、20回。